Mô tả công việc văn phòng hành chính thường ngày

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Công việc văn phòng thường ngày bao gồm

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
• Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
• Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
• In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

• Chấm công hàng tháng
• Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt
• Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

Công tác lễ tân

• Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
• Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty
• Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp… của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
• Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua

Quản lý hồ sơ nhân sự 

• Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
• Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng
• Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.